1. 受け取り口をひとつにする
紙は決めた場所に、PDF は決めたメールアドレスかフォルダに集める。Bill One では受領用の住所とメールアドレスが発行され、取引先にそこへ送ってもらう形になる。
2. 取り込む
紙はスキャンかスマートフォンで撮影して取り込む。freee会計ではファイルボックスに PDF や画像を入れると、日付・金額・取引先が読み取られる。Bill One は届いたものが自動でデータ化される。
3. 内容を確認して仕訳にひもづける
読み取られた金額・日付・取引先を確認し、経費の科目を選ぶ。freee会計なら取引として登録すると仕訳が入る。Bill One では承認の流れに乗せてから会計に連携する。
4. 支払い期日を管理する
支払期限を一覧で見る。未払いの一覧を月に一度確認すれば、支払い漏れが減る。
5. 検索できる状態で残す
取引先・日付・金額で検索できる状態になっているかを確認する。保存の要件（期間・検索項目など）は各社の記載と各所管の案内で確認する。
注意
- 紙の原本をいつまで残すかは、各所管の案内と税理士に確認する
- 受け取り件数が多い法人は専用サービス、少ないなら会計ソフトの取り込みで足りる場合がある