請求書は、枚数と流れで選ぶ
月に何枚出すか。請求書だけで済ませるか、会計まで一緒にするか。この二つを決めると、候補はほぼ絞れます。制度への対応は各社の記載を見て、解釈は税理士へ。
月に数枚か、たくさんか
請求書サービスの料金は、月額に「月に出せる枚数」や「登録できる取引先の数」が付く型がほとんどです。月に数枚なら無料プランで足りる場合があり、毎月たくさん出すなら枚数の上限が広いプランか、上限のないプランを見ます。まず先月の枚数を数える。そこから逆算するのが順番です。
請求書だけか、会計まで一緒か
請求書だけを出したいなら、請求書専用のサービスが軽い。確定申告や決算まで一本で済ませたいなら、会計ソフトに請求書機能が含まれるものを選ぶと、売上の仕訳が自動で入ります。別会社の請求書と会計を組み合わせる場合は、連携の有無を先に確認する。会計は確定申告の前に決めればよく、請求書を先に始めて構いません。
インボイス制度と電子帳簿保存法への対応
適格請求書（インボイス）の様式で発行できるか、電子帳簿保存法の要件に沿った保存ができるか。各社は対応の有無を公式ページに記載しています。当サイトは各社の記載をそのまま転記し、「対応あり」「対応なし」以上のことは書きません。自分の事業でどの要件が必要かは、税理士か国税庁・各所管の案内で確認してください。
電子契約は、相手が無料で署名できるか
電子契約は、契約書を送る側だけが契約者になり、受け取る側は登録も費用も不要で署名できる型が主流です。相手に負担がかかる方式だと、署名をもらうまでに時間がかかる場合があります。送信ごとの従量課金か、月額に送信件数が含まれるかも、月の契約件数で変わります。
受け取った請求書の管理
出す側だけでなく、受け取った請求書を残す仕組みも別にあります。紙で届いたものを取り込む、メール添付を集める、支払いの期日を管理する。受け取る枚数が多い法人向けのサービスと、会計ソフトの取り込み機能で足りる規模とに分かれます。
郵送代行
相手が紙の請求書を求める場合、印刷・封入・投函を代わりに行う郵送代行が、請求書サービスの多くに付いています。料金は一通ごとの従量が一般的です。紙で送る相手が月に何件あるかで、代行に頼むか、自分で印刷するかを決めます。